Detalle de la Oferta

Descripción de la Oferta

1. Titulo
Asistente de administración (M/H)
(contrato laboral estándar, tiempo completo, duración indefinida)

2. Responsabilidades
Bajo la dirección de la farmacia, el o la asistente de administración apoya en: la relación con la clientela, el apoyo comercial, tareas administrativas y la realización de diversas tareas ad hoc que podrán presentarse en el ejercicio de sus funciones.

3. Funciones
El o la asistente comercial trabaja en equipo con un segundo, o segunda, asistente comercial. El o la asistente tiene como funciones principales:
• Apoyar a la empresa en su gestión de la relación clientela;
• Realizar la facturación de las ventas y preparar los pedidos;
• Seguir los inventarios;
• Gestionar el contacto con las farmacias con las que trabaja la empresa;
• Gestionar el contacto con los proveedores de la empresa;
• Gestionar las facturas emitidas y recibidas;
• Seguir los créditos a clientes corporativos;
• Apoyar con tareas de contabilidad;
• Apoyar solicitudes de la visita médica.

4. Actividades principales
Las actividades principales asociadas a estas funciones son:
• Recibir o contestar las llamadas y mensajes de la pacientela;
• Facturar y preparar los pedidos de los/las pacientes;
• Apoyar al mensajero en la entrega de los pedidos;
• Seguir los pagos de los pedidos de los pacientes y clientes;
• Realizar el inventario mensual;
• Hacer un reporte continuo de sus actividades diarias;
• Hacer los reportes mensuales de ventas;
• Asegurar el seguimiento de los medicamentos comprados por profesionales;
• Hacer el seguimiento del pago mensual de las facturas de funcionamiento (ej. electricidad, internet, renta);
• Preparar la papelería destinada a los contadores y auditores;
• Seguir la relación con los proveedores de la empresa (imprenta, internet, etc.);
• Organizar y archivar la documentación;
• Preparar las muestras médicas;
• Realizar y responder a correos electrónicos y cartas;
• Apoyar a la dirección en la realización de tareas diversas que podrán surgir a lo largo del año.

5. Perfil y competencias esperadas
El o la asistente dispone de las competencias siguientes:
• Buen manejo de útiles informáticos (Word, Excel, Outlook, WhatsApp);
• Buen manejo de internet;
• Gestión de llamadas y de solicitudes telefónicas;
• Sabe priorizar las solicitudes que recibe;
• Aptitudes al trabajo en equipo;
• Comunica a sus colaboradores toda información relevante;
• Buenas capacidades organizativas (organización de actividades, organización y archivado de documentos, etc.).

Los puntos fuertes del o de la asistente son:
• Buenas aptitudes de comunicación y transparencia;
• Tener un buen contacto con la clientela;
• Buen sentido autocritico y voluntad de superación;
• Utiliza materiales y equipos de forma responsable (no desperdicia insumos);
• Saber expresarse por escrito;
• Saber organizar y estructurar sus ideas y su trabajo;
• Maneja bien y optimiza su tiempo;
• Autonomía;
• Discreción;
• Disciplina;
• Lealtad;
• Respeto de los horarios y de las reglas internas de la empresa;
• Curiosidad y perspectiva profesional.

Experiencia Requerida

Educación Superior

Educación Secundaria

Lenguajes