Detalle de la Oferta

Descripción de la Oferta

Plaza: Asistente de Administración

Responsable de ejecutar y dar seguimiento a procesos administrativos, financieros y operativos de la empresa. Su función principal es garantizar la correcta gestión documental, control de recursos, flujo de pagos e información contable, apoyando a la Gerencia Administrativa y demás áreas en la eficiencia de las operaciones diarias.

Perfil Requerido:
Estudios en Administración de Empresas, Contaduría, Finanzas o afín.
Experiencia mínima de 2 años en áreas administrativas o financieras.
Manejo intermedio/avanzado de Excel y herramientas ofimáticas.
Conocimiento básico de contabilidad, gestión de planillas y obligaciones fiscales (IGSS, ISR, servicios, créditos).
Habilidades de organización, análisis, atención al detalle y seguimiento.
Capacidad para manejar múltiples tareas simultáneamente, con iniciativa y proactividad.

Funciones y Responsabilidades:
1. Gestión de Compras y Órdenes de Compra
Solicitar y comparar cotizaciones administrativas, de mercadeo y operaciones (consumos recurrentes y no especializados).
Elaborar e ingresar órdenes de compra en el sistema, gestionando la autorización con los responsables de cada operación.
Apoyar en la compra de suministros de oficina, taller y área comercial.
Coordinar la recepción y entrega de materiales, así como el control de inventarios menores.

2. Gestión de Proveedores y Pagos
Responsable de la gestión de pago a proveedores, incluyendo:
Manejo de líneas de crédito y control de vencimientos.
Revisión de facturas contra órdenes y requerimientos.
Presentación de planificación de pagos para autorización de la Gerencia Administrativa.
Atención a solicitudes de información de proveedores en Guatemala y Honduras.
Coordinar la gestión mensual de pagos recurrentes (alquileres, servicios, créditos de vehículos).
Apoyar en procesos de reintegros, reclamos de seguros y gestiones relacionadas.

3. Control Financiero y Tesorería
Presentar informes de gastos de caja chica y tarjeta de crédito empresarial.
Realizar control diario de pagos recibidos, identificando y reportando ingresos en coordinación con Contabilidad y Agentes de Renta (liquidaciones de tarjeta y transferencias de pagos al crédito).
Apoyo a Gerencia Administrativa y Agentes en solicitudes de créditos y expedientes de clientes.

4. Gestión de Planilla y Recursos Humanos
Elaborar y mantener control de reportes mensuales de horarios de ingreso y salida del personal.
Administración de documentos relacionados a planillas, incluyendo:
Boletas de pago.
Pagos de IGSS e impuestos sobre la renta (ISR) de empleados.
Trámites con IGSS, IRTRA e INTECAP.
Coordinar y resguardar documentación laboral para mantener actualizado el expediente de empleados.

5. Gestión Documental y Contable
Controlar y organizar documentación administrativa y contable (física y digital).
Coordinar el envío de información requerida por Contabilidad Guatemala y Honduras.
Dar seguimiento a expedientes, contratos y registros de mobiliario/equipo de la empresa, manteniendo actualizado el inventario.

6. Apoyo Operativo y de Gerencia
Brindar apoyo a la Gerencia Administrativa en el seguimiento de casos, resolución de incidencias y coordinación de procesos internos.
Apoyar en la organización de eventos, actividades de mercadeo y elaboración de material publicitario.
Colaborar en tareas logísticas como agenda de reuniones, coordinación con proveedores externos y preparación de reportes ejecutivos.

Experiencia Requerida

Educación Superior