Descripción de la Oferta

Requisitos:

Lic. en Administración de Empresas, Comercio Exterior, Ingeniería Industrial o carreras a fin

Experiencia: Mínimo 3 años de experiencia en funciones de soporte administrativo comercial.

Conocimientos: Office (Excel, power point, Outlook), SAP.



FUNCIONES:

Realiza actividades administrativas para áreas comerciales, calidad, logística, fármaco-vigilancia y asuntos regulatorios a través de la consecución y envío de documentos y apoyo en trámites requeridos, según indicaciones de las áreas en mención para garantizar el correcto funcionamiento de la operación local en Guatemala (facturas, certificados de calidad, registros sanitarios, etc).
Apoya el proceso de licitaciones con entidades públicas y contratos abiertos, a través de la inscripción/participación en eventos por compra directa electrónica y adjuntando los documentos y requisitos solicitados (ya sea en físico o formato digital) dentro de los tiempos estipulados para contribuir al logro de las ventas estipuladas en plan.
Revisa la programación de compra de productos con las áreas logística y comercial y coordina con Stein, Gilead y Biomarin la disponibilidad de inventario según ventas efectuadas, valida precios de venta y procesos para la entrega del producto con el fin de cumplir con las entregas de producto según lo pactado con los clientes.
Apoya al área de logística realizando seguimiento general a la importación, des-aduanaje y distribución de los producto a través de la consecución de los permisos necesarios para la importación, coordinación del inicio de pre-pólizas de importación con el agente logístico, revisión y aprobación de las pólizas para inicio del trámite de des-aduanaje, firma y escaneo del DVA para concluir importación (Declaración Aduanera) y coordinación de la entrega y salida de producto de bodega DHL para entrega a cliente. Esto con el fin de garantizar la disponibilidad del producto y cumplir con los pedidos comprometidos con los clientes.
Revisa y cruza las boletas de salidas de producto contra reporte de DHL sobre facturación almacenaje.
Controla y efectúa el reporte de gastos realizados por compras y reembolsables.
Revisa y realiza seguimiento a las facturas que son elaboradas y recibidas, al igual que con las órdenes de compra para garantizar el cumplimiento de las obligaciones financieras y apoyar el proceso comercial.
Mantiene actualizado y organizado el archivo físico derivado de las principales transacciones efectuadas en la operación local (soportes contables, comerciales, importaciones, laborales y administrativos) para garantizar la custodia de los soportes de los principales procesos de la operación.
Controla y gestiona la caja menor de la oficina con el fin de atender trámites e imprevistos menores.
Realiza actividades de carácter administrativo requeridas para la operación normal de la oficina, como: envía y recibe correspondencia, controla y provee los artículos de papelería y aseo, depósitos bancarios, cuando es necesario.
Efectúa tramites, firma documentación y atiende situaciones de diferente índole como Mandataría y Representante Legal.
Efectúa apoyo administrativo comercial a otros países de la región (Costa Rica, Panamá, Honduras, República Dominicana, Ecuador, Perú, entre los más importantes).

Experiencia Requerida

Educación Superior