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Perfil profesional de un Asistente Administrativo en Guatemala
Habilidades de un asistente administrativo
Los asistentes administrativos son profesionales indispensables para el buen funcionamiento de cualquier empresa o institución pública, ya que son un elemento clave dentro del equipo de administración y finanzas, que vela por el óptimo desarrollo de las actividades empresariales e institucionales.
La actividad económica y empresarial de Guatemala hace posible la alta demanda de profesionales con experiencia que buscan desempeñarse en cargos administrativos, como asistentes o colaboradores del área. Si bien no se trata de puestos gerenciales, estas plazas también cuentan con altas exigencias y, la mayoría de veces, se dedican a actividades bastante similares y específicas. Los asistentes administrativos representan un pilar principal para la gestión administrativa y financiera tanto en empresas privadas como en instituciones públicas.
Por ello, en esta ocasión te contaremos de manera general cuáles son las principales características de los asistentes administrativos de la nación guatemalteca.
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Perfil profesional de un Asistente Administrativo en Guatemala
Como ya explicábamos anteriormente, tanto el perfil como las actividades específicas de un asistente administrativo pueden llegar a variar dependiendo del rubro de la empresa o institución en la que laboran. La siguiente, por lo tanto, es una lista general de las funciones que todo asistente administrativo debe saber realizar:
1. Apoyo a la gerencia administrativa y financiera, los asistentes administrativos suelen depender de manera directa de la gerencia o jefatura de administración y finanzas, quien delegará tareas particulares al empleado en función de las metas establecidas para el área. Por ello, muchas instituciones buscan para este perfil profesionales de carreras como administración de empresas, mercadeo, contabilidad o ingeniería industrial, principalmente. No obstante, los profesionales de carreras humanísticas también suelen encontrar empleo en este rubro.
2. Manejo de proveedores, ya sea que la empresa se dedique a compras externas como función principal o que requiera de proveedores para compras específicas, los asistentes administrativos suelen ser el enlace entre los proveedores y la empresa, por lo que deben saber manejar las bases de contacto, así como negociar acuerdos y dar seguimiento a los procesos de compra de bienes y servicios.
3. Gestión del archivo administrativo y financiero, dentro de sus funciones principales puede encontrarse la gestión eficiente de los archivos administrativos y financieros de la institución, por lo que estos profesionales suelen tener formación en materia contable y administrativa. La gestión del archivo implica no solo el buen ordenamiento de los mismos, sino también el seguimiento de procesos tanto internos como externos. Por ello, estos profesionales deben poseer una gran capacidad de organización, que les permita ser eficientes en el desarrollo de sus actividades.
4. Apoyo en actividades de recursos humanos, ya que, en ocasiones, tanto el área administrativa como la de recursos humanos suelen estar relacionadas o coordinadas por la misma dirección. En este caso, el asistente administrativo debe encargarse, también de procesos de selección y despido de personal, así como del manejo eficiente de información relacionada al desempeño de los empleados.
5. Atención al cliente, para estos profesionales los clientes pueden llegar a ser el resto de empleados de la institución, pues estos requieren un servicio de apoyo de su parte. Por ello, el asistente administrativo debe saber trabajar no solo con clientes externos, sino apoyar de manera directa al personal interno, tanto con procesos específicos como de forma general. Por ello, también es necesario poseer facilidad para establecer buenas relaciones interpersonales, que permitan una comunicación fluida y eficiente entre los empleados y el área administrativa.
Habilidades de un asistente administrativo
Debido a que las tareas de los asistentes administrativos son bastante variadas, las empresas buscan en estas cualidades bastante específicas, que les permitan desarrollar de manera eficiente todas las actividades que les sean encomendadas. Entre las principales cualidades que las empresas guatemaltecas buscan en sus asistentes administrativos podemos mencionar las siguientes:
● Debe ser organizado, pues sus funciones implican el seguimiento de diversos procesos en tiempos determinados. Además, suelen manejar información financiera así como gestionar la compra de insumos propios para el buen funcionamiento de la empresa y el desarrollo de las actividades de todos los empleados.
● Facilidad para las relaciones interpersonales, debido a que deben relacionarse con empleados de diversas áreas y procurar, en todo momento un ambiente laboral de convivencia y respeto. Al ser un colaborador directo del área administrativa es, también, una de las caras de la empresa tanto ante el resto de empleados como ante clientes y/o usuarios potenciales. Por ello, las empresas buscan profesionales que tengan facilidad para las relaciones interpersonales, que sepan liderar y resolver conflictos.
● Que garantice la confidencialidad de la información, ya que tendrán acceso a información referente a las finanzas internas de la institución así como información personal del resto de empleados, como salarios, contratos, funciones, etc. Por ello, los asistentes administrativos deben garantizar a la empresa que toda información será manejada de forma confidencial. Para esto, la mayoría de empresas suelen contar con códigos internos y de conducta a los cuales el empleado se suscribe. Sin embargo, la confianza y fidelidad a la empresa es una de las cualidades que las empresas buscan en sus colaboradores administrativos.
● Orientado al cumplimiento de metas, sobre todo cuando la naturaleza de la empresa está relacionada con las ventas o el manejo de amplias carteras de clientes. Sin embargo, en la mayoría de instituciones las unidades administrativas están enfocadas al desarrollo de actividades concretas, por lo que la orientación al cumplimiento de metas y objetivos es, sin duda, otra de las cualidades que estos profesionales deben poseer.
● Dispuesto a aprender, el aprendizaje constante es esencial para el crecimiento de todo profesional. Sin embargo, en el área administrativa es necesario estar dispuesto a continuar aprendiendo sobre diversas herramientas, tecnologías, tendencias o modelos de procesos que permitan al asistente administrativo ser más eficiente en el desarrollo de sus actividades.
● Dinámico y proactivo, esta es una cualidad que las empresas buscan en la mayoría de profesionales. Sin embargo, aplica de manera especial para los profesionales del área administrativa, pues deben garantizar no solo un buen clima laboral dentro de toda la empresa, sino el cumplimiento de las actividades de una gran cantidad de empleados. Así, ser dinámicos y proactivos será de gran ayuda para llevar a cabo actividades de coordinación.
Así, una de las principales ventajas de los profesionales de este rubro radica en la gran demanda de sus perfiles por parte de las empresas. Además, se trata de plazas bastantes versátiles, que van desde los rubros meramente comerciales hasta organizaciones sin fines de lucro pues, como ya destacábamos al inicio, las unidades administrativas son las que garantizan el óptimo funcionamiento de cualquier institución.
Por ello, los asistentes administrativos son cada día más necesarios dentro de las empresas e instituciones públicas.
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