Contenido
Funciones y responsabilidades del cargo
Habilidades y aptitudes necesarias
Estudios y conocimientos requeridos
Oportunidad de crecimiento dentro de la empresa
Campo de oportunidad corto, mediano, largo plazo
Para muchos el trabajo de Secretaria lo pueden ver fácil, sin embargo es un trabajo que requiere mucho esfuerzo y dedicación. Para la mayoría de las empresas contar con una secretaria es de suma importancia, ya que los Gerentes Generales no pudieran salir con todo el trabajo por si solos. La secretaria es la encarga de apoyar en el área administrativa y es la encargada de velar por la documentación de la empresa y de la atención del público, pero para entender un poco de las funciones que realiza una secretaria se dará a conocer una entrevista brinda por una secretaria que trabaja en una gran empresa.
Funciones y responsabilidades del cargo
Una de las funciones principales dentro del puesto de secretaria es atender al público, ya sea de personal o vía telefónica. Es decir, que cuando una persona entra a las instalaciones de la empresa por lo general deben de esperar en recepción y es la secretaria quien se encarga de recibirlo y notificar a la persona indicada a quien buscando. Pero también debe de atender a todas aquellas personas que hablan por teléfono a la empresa. Por lo general en esta función lo que hace es tomar recados de las personas o pasar las llamadas a la personas que el cliente busca contactar.
Además de ser la persona encargada de recibir a la gente y tomar llamadas, otra de las funciones que realiza es la realización de cartas, certificados y otros documentos. Cuando la gerencia desea mandar una carta por lo general son las secretarias las encargadas de redactarlas y dársela a la gerencia para que la firme.
Otras de las funciones que la secretaria realiza es recibir toda la documentación que llega a la empresa, es decir que se encarga de recibir todos los correros, pedidos, etc. Por lo general es una proceso que la mayoría de las empresas tienen y que se debe de respetar. En la mayoría de las ocasiones cuando no se encuentra la persona que debe de recibir los documentos, es la secretaria la que debe de firmar de recibido.
La mayoría de las secretarias reciben órdenes de sus superiores, por ende otra de las funciones que realiza es tomar notar o apuntes de todas las indicaciones que se le entregue. Por lo general la actividades dentro de las empresas son muchas y puede ser que si la secretaria no anote lo que le han pedido la actividad se olvida. Por eso es de suma importancia que la secretaria tenga una libreta y un lapicero a la mano, para poder anotar todo lo que le digan con la fecha de debe de ser entregado.
Habilidades y aptitudes necesarias
Para ser secretaria es necesaria que la persona pueda organizar tanto el tiempo como todo el trabajo que tiene. Durante el día las actividades de una secretaria crece dependiendo de las necesidades que tenga la Gerencia, por eso es importante que se pueda organizar y poner prioridades a los trabajos, lo importante es que pueda salir con todo el trabajo que tiene sin olvidar la calidad que debe de llevar cada entrega.
Otra de las habilidades que debe de tener es la atención al cliente. Una secretaria siempre va estar expuesta al público, ya sea por las personas que llegan a la oficina o por aquellas que solo hablan por teléfono, de cualquier manera debe de atender a los clientes con amabilidad, ya que por lo general la secretaria es la primera cara de la empresa que los clientes ven. Por eso la secretaria debe de conocer e identificarse con los valores, misión y visión de la empresa.
Además la secretaria debe de tener una excelente redacción y ortografía porque muchas de las actividades que realiza finalizan con el cliente directo. Al final la secretaria es la encargada desde un principio de hablar por la empresa, y si la persona tiene una mala redacción y una pésima ortografía, no solo se ve mal ella sino que también la empresa queda mal ante los clientes.
Estudios y conocimientos requeridos
Para llegar a un puesto de secretaria, lo más recomendable es tener a una persona graduada en la carrera secretarial o sus carreras afines. Muchas veces las carreras de administración también ayudan para poder conseguir el puesto.
Además la persona debe de poder usar la computadora, ya que mucho de los trabajos que se realizan son en computadoras.
Oportunidad de crecimiento dentro de la empresa
Las secretarias tienen muchas probabilidades de crecer dentro de una institución. Las favorece mucho el hecho que deben de conocer todos los procesos de la empresa y que tienen contacto directo con los diferentes clientes. Por lo general, las secretarias crecen en el área de administración y llegan a tener un cargo con mayor responsabilidad, por ejemplo un puesto de gerencia. Pero también puede ser traspasada a otro departamento y ser representante de ventas para la empresa.
Campo de oportunidad corto, mediano, largo plazo
A corto plazo empezar las clases de inglés para poder crecer de una manera más rápida dentro de la institución. A medio plazo poder recibir capacitaciones para mejorar la habilidad en la atención al cliente. A largo plazo poder ser tomada en cuenta para plazas gerenciales o representante de ventas.
Autor: Tecoloco Guatemala
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